在差旅平台推进前期,经分析发现,航空工业成飞原有的差旅管理模式存在一定的短板。经过对差旅平台一年半的运行和改进,得到了公司及职工的认可,也积累了一些推进经验:
发挥地域优势,争取航司优惠。在集团公司统一安排下,积极与四川航空进行洽谈,签署优惠协议,将优惠政策投放至平台,进一步扩大了优惠政策的受众面。
实现服务商垫资,增设管控措施。2017年8月,成飞开放“公司支付”的方式,实现了服务商全面垫资,职工无须再垫资购买机票,同时设置审批环节以防范财务风险。
采用低价控制措施,持续降低差旅成本。2018年3月,成飞采取RC(Reason Code)低价控制措施,即系统会对比职工预计出行时间的前后一小时内的航大流量套餐班价格,并推送时段内的最低价供选择,职工未选择推荐航班,则需要说明原由。采取RC控制后,2018年一季度的机票折扣较去年同期下降了5%~14%,进一步为公司节约差旅成本。
兼顾因公因私,惠及成飞职工。成飞借助集采优势,职工因私出行(自行支付)的机票预订价格同样享受大客户政策优惠,方便员工因私出行,增强了职工的归属感,提升了满意度。
对内调研对外约谈,加强过程管控。成飞在推进差旅平台的过程中,多次收集职工意见及建议,不断改善用户体验感。对外定期分析差旅数据,查找管理短板,主动约谈服务商,提出整改意见并督促落实。
航空工业庆安
为保障差旅平台的顺利推进,航空工业庆安专项小组经过反复研讨,运用故障树方法,对大流量套餐推进过程中的风险点进行了识别,并制定了管控措施,策划并开展了详实的培训宣贯,重点讲解了该项工作的重要意义,让广大员工认识到差旅平台的优点。
庆安站在员工角度,围绕业务办理全流程,对员工可能面临的疑惑进行解答,将相关管理措施纳入管理制度,并编写了《航空工业庆安差旅平台常见问题解答》,用易读易懂的问答形式,对员工的一些疑惑做了释读。类似此类风险,庆安共识别了3类12项,并针对性地制定了管控措施,在后续推进工程中,这些风险均得到了有效规避,差旅平台在庆安迅速推进到位且运行平稳。
在差旅平台尚未推出国际机票采购业务的当前阶段,为规范国际机票采购管理,全面提升差旅管理水平,庆安按照集中管控思路,制定了过渡阶大流量套餐段国际机票采购管理办法,对国际机票采购也实行了集中管理。
航空机票集中管控是整个差旅管控的桥头堡。庆安将以机票管控为抓手,总结经验,筹划整个差旅管控,后续不光是航空机票管控,包括公务用车、酒店住宿等也将逐步进行集中管控,实现差旅管理精准高效、规范透明、降本增效的目标,以差旅管控成效促进公司持续健康发展。
航空工业导弹院
航空工业导弹院精心策划差旅平台实施方案,成立“差旅专员+差旅助理”的保障体系。差旅专员、财务专员和人力专员共同负责差旅平台的运行管理,维护单位、职工账户信息,对接中航金网和服务商工作;各部门差旅助理负责管理部门账单,协助职工反映解决平台使用问题。广泛征求职工意见建议,设置确认函打印点大流量套餐,提供便捷条件,定期举办差旅平台使用培训,有效促进职工转变购票习惯,尽早尽快地推广差旅平台。
在试用阶段,将差旅平台与其他购票平台进行对比,总结了差旅平台价格优势:差旅平台上可供选择的折扣机票较其他平台多;可以植入差旅政策,设置航班、机票选择规则;机票紧张情况下,差旅平台协议价低于市场价;协议价机票改签、退票收费低或者免费。
在平台订票流程中嵌入控制策略,提倡节约意识,引导职工做出节约成本的选择,首先应做到出差任务和行程明确后再订购机票,如行程临时变化,可以通过改签到出行日期,或者挂票再使用,从而降低差旅成本。
中航技
提高效率,发挥了大数据对中航技管理的支持作用。在上线前,中航技IT部门、财务部、中大流量套餐航金网三个团队细致开发,实现了与财务信息系统的对接,机票系统中的数据,按照对应的组织结构和成本中心,在账单确认后自动导入财务信息系统,实现了中航技差旅费核算的精准、高效。
强化分析,助力公司降本增效。上线后,中航技与中航金网沟通,在平台固定的分析模板基础上,合作开发差旅分析报告内容,以满足中航技定制化的差旅分析报告需求。报告除了中航技整体采购量、退改签情况、航线等情况外,新加入了成本中心维度和费用节约计算方法,避免其他单位单一计算的分析,使得报告更加立体化、精细化,为中航技费用节省和考核提供支持。
精准上线,实现费用节约的细化管理。在中航技使用APP平台进行航班查询时,与其他单位不同,平台会显示查大流量套餐询时间前后一小时的所有航班,并优先排列两小时内最低票价。这样操作,既符合中航技业务特点,确保实现平台上线后使用的不僵化,也能够在确保满足差旅需求的前提下,为出差人员提供更好的服务,并实现差旅费用的监控和节约。
加强培训,建立优秀的企业差旅文化。APP使用初期,一些员工不太习惯。针对此问题,中航技开展了多次针对性培训,并设置专人为员工的使用问题答疑解惑。此外,每个月与中航金网、服务商召开例会,举一反三,解决上线后遇到的实际问题,确保问题不再发生。
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